Créer des rapports sur les progrès réalisés par les employés en matière de formation

Vous pouvez suivre et communiquer les progrès réalisés par les employés à partir de l’outil Formation d’équipe ou Gestion des relevés de notes. Ensuite, vous pouvez exporter les informations recueillies à l’aide de ces outils vers un chiffrier Excel afin de créer des rapports.

Exporter les informations des relevés de notes à partir de Gestion des relevés de notes

1.   Sélectionnez Menu > Formation et perfectionnement > Gestion des relevés de notes.

2.   Si vous sélectionnez Rechercher dans l’écran Gestion des relevés de notes, le système affichera tous les relevés de notes associés à la formation des employés.

Pour trouver des registres en particulier, filtrez vos résultats en fonction des critères désirés :

Cours
Statut
Date
Unité opérationnelle ou classe de poste
Etc.

a) Cochez la case à côté des relevés de notes que vous souhaitez inclure dans votre rapport.

3.   Sélectionnez Action > Exportation.

a) Cochez la case à côté des informations que vous voulez inclure dans votre rapport à partir de la liste des valeurs à exporter.

Certains clients préfèrent inclure toutes les valeurs dans le fichier d’exportation, pour ensuite trier, manipuler et supprimer les informations superflues dans Excel.

Vous trouverez peut-être qu’il est plus facile d’exporter uniquement les valeurs recommandées ci-dessous :

Affichage du nom (ou Prénom et Nom de famille)
Rôle de l’employé
Cours (et Alias du cours si le cours n’est pas offert par l’intermédiaire d’iTacit)
Dates de début et de fin
Statut
Note

b) Sélectionnez Téléchargement des valeurs.

c) Une fenêtre de confirmation s’affichera. Sélectionnez Oui.

d) Votre fichier d’exportation sera téléchargé sur votre ordinateur. Si vous ne recevez pas de message vous invitant à ouvrir le fichier, vous devriez pouvoir y accéder dans votre dossier de téléchargement.

Vous pouvez facilement réorganiser, trier et réduire les colonnes d’information dans Excel pour répondre aux besoins de votre rapport. Par exemple, vous pourriez faire un tri en fonction du Statut afin de voir les employés qui ont terminé un cours, ne l’ont pas encore commencé (Inscrit) ou sont en train de le suivre (En cours)

Exporter des informations sous forme de tableau croisé

L’exportation d’un tableau croisé vers Excel permet d’examiner des registres de formation regroupés par employé. Le chiffrier ainsi créé montre tous les employés inclus dans vos résultats de recherche ainsi que les progrès qu’ils ont réalisés dans chaque cours.

4.   Sélectionnez Menu > Formation et perfectionnement > Gestion des relevés de notes.

5.   Si vous sélectionnez Rechercher dans l’écran Gestion des relevés de notes, le système affichera tous les relevés de notes.

Pour recueillir des informations en particulier, filtrez vos résultats par employé, classe de poste ou unité opérationnelle ou date.

a) Cochez la case à côté des relevés de notes que vous souhaitez exporter pour votre rapport.

6.   Sélectionnez Action > Exporter sous forme de tableau croisé.

7.   Votre fichier d’exportation sera téléchargé sur votre ordinateur. Si vous ne recevez pas de message vous invitant à ouvrir le fichier, vous devriez pouvoir y accéder dans votre dossier de téléchargement.

Ce chiffrier Excel contient une rangée pour chaque employé et des colonnes pour les résultats de cours. Vous pouvez voir si l’employé a terminé le cours (Achevé), le suit présentement (En cours) ou y est simplement inscrit (Inscrit). Si la cellule est vide, cela signifie que le cours en question n’a pas été attribué à l’employé.