Désactiver, réactiver ou supprimer le compte d’un employé

iTacit recommande de désactiver les comptes d’employés plutôt que de les supprimer. De cette façon, le dossier électronique est conservé au cas où il faudrait le consulter plus tard. De plus, il est ainsi possible de réactiver le compte d’un employé s’il reprend le même poste ou un nouveau poste.

Désactiver le compte d’un employé

1.   Sélectionnez Menu > Employés > Employé.

2.   Cherchez et sélectionnez l’employé dont vous souhaitez désactiver le compte.

a) Sélectionnez le bouton Désactiver.
b) Entrez une date de désactivation précise en sélectionnant l’icône du calendrier ou acceptez la date par défaut.
c) Sélectionnez Ok.

3.   Sélectionnez Fait.

Une fois le compte de l’employé désactivé, le système mettra fin à tous ses rôles et l’employé ne pourra plus ouvrir une session dans iTacit.

Réactiver le compte d’un employé

1.   Sélectionnez Menu > Employés > Employé.

2.   Cherchez et sélectionnez l’employé dont vous souhaitez réactiver le compte.

a) Sélectionnez le bouton Réactivation.
b) Sélectionnez Oui.
c) Dans la section Rôles, sélectionnez Nouveau pour ajouter un rôle. (Le système indiquera alors la période où l’employé n’était pas actif et lui attribuera automatiquement les bons programmes.)

3.   Sélectionnez Fait.

Employé en congé :

Option 1 – Ne désactivez pas l’employé, mais mettez fin à ses rôles. Ainsi, lorsque l’employé retournera et qu’un nouveau rôle sera ajouté à son profil, il pourra reprendre sa formation là où il l’avait interrompue. À noter cependant que les données sur cet employé seront incluses dans les rapports pendant son absence.

Option 2 – Désactivez le dossier de l’employé. L’employé sera ainsi retiré de toute formation, ce qui fera en sorte que ses données ne sont pas incluses dans les rapports pendant son absence. À noter toutefois que lorsque l’employé retournera et qu’un nouveau rôle sera ajouté à son profil, il sera réinscrit à TOUTES les formations obligatoires même s’il a terminé certains des cours plus tôt durant l’année.

Supprimer le compte d’un employé

Si vous êtes certain de vouloir supprimer définitivement le compte et les documents d’un employé, vous devez d’abord supprimer ses activités et leurs fichiers connexes.

1.   Sélectionnez Menu > Employés > Employé.

2.   Cherchez et sélectionnez l’employé dont vous souhaitez supprimer le compte.

a) Sélectionnez l’onglet Relevé de notes et supprimez tous les relevés.
b) Sélectionnez l’onglet Programmes de connaissances et supprimez tous les programmes de connaissances.

c) Sélectionnez l’onglet Rendement et supprimez tous les éléments de rendement.
d) Sélectionnez le bouton Supprimer et ensuite Oui dans la fenêtre de confirmation Supprimer.

Si vous recevez un avis intitulé Échec de la suppression, cela signifie que l’employé a reçu un message ou un questionnaire rattaché à son profil et que son compte ne peut donc pas être supprimé. Dans ce cas, il faut désactiver, plutôt que supprimer, le compte.